;

Fasthold de gode forandringer

Coronakrisen har tvunget mange virksomheder til at foretage markante ændringer, men det er ikke nødvendigvis udelukkende skidt, mener Marc Rener Nyeland. 

Den nuværende situation med covid-19 har presset mange forandringer igennem. Forandringer, der måske tidligere tilhørte kategorier som ’ja, det burde vi, men …’, ’det går aldrig’, ’jeg ved ikke, hvor vi skal starte’.  

Alligevel lykkes rigtig mange af forandringerne for os, og flere af dem har måske endda vist sig at øge produktiviteten og arbejdsglæden i virksomheden. Derfor er det nu rigtig vigtigt, at vi får fastholdt de gode forandringer og ikke falder tilbage i gamle vaner.  

En god metode til at fastholde forandringer er klassikeren ’start, stop, fortsæt’. Fremgangsmåden er et fælles møde i et team, en afdeling eller et projekt på 1-1,5 times varighed. Under mødet ses tilbage på en afgrænset periode, der for eksempel kunne være den seneste måned, og hver deltager fortæller, hvilke erfaringer vedkommende har gjort sig. Disse observationer inddeles i grupperingerne ’start’ – hvad skal vi begynde at gøre – ’stop’ – hvad skal vi holde op med, og ’fortsæt’ – hvad skal vi blive ved med. Vælg de vigtigste, og sørg for at uddelegere initiativerne til en medarbejder, der kan og har mandat til at få tingene til at ske. Husk at følge op på fremdrift. 

Et eksempel på ’start’ kunne være, at vi skal starte alle virtuelle møder med, at alle siger noget, da det øger sandsynligheden for, at folk er villige til at sige noget igen og bidrage til mødet. Det giver også facilitatoren mulighed for at sikre, at alle er med.  

’Stop’ kunne være, at vi skal holde op med at booke møder klos op ad hinanden, fordi vi kan ikke nå fra det ene møde til det andet, hverken fysisk eller virtuelt.  

’Fortsæt’ kunne være at bibeholde morgenstatusmødet virtuelt, selv når vi alle er tilbage på kontoret. Så behøver man ikke at skynde sig ind på kontoret til mødet, hvis man nu ellers har møder ude i byen, skal aflevere børn eller bare gerne vil undgå myldretidstrafikken.  

Her kommer tre eksempler på forandringer, som har vist sig at gøre en stor forskel. Her vil jeg helt klart stemme for ’fortsæt’: 

  1. Vær klar på hårde prioriteringer

Pludselig har der været mindre kapacitet, og måske har det været nødvendigt at hjemsende nogen eller desværre fyre. Hvad har de tilbageværende da skullet fokusere på?  

Her har det helt sikkert været nødvendigt at prioritere hårdt, og ting, der var i gang, blev måske sat på pause. Måske har det også betydet, at andet er kommet hurtigere igennem.  

Vi ved, at effektive firmaer formår at minimere igangværende arbejde, bedre kendt som ’work in progress’. Hvis for meget er i gang på én gang, får vi ikke noget færdiggjort, og vi får ikke leveret værdi. Vi er desuden ineffektive, når vi hele tiden skifter mellem tingene.  

Anbefalingen er derfor at begrænse work in progress for at få mere leveret og skabt mere værdi – så vær derfor klar på at fastholde de hårde prioriteringer og den stærke interessenthåndtering med transparens om, hvad der kommer hvornår.  

  1. Behold kun de effektive møder 

Det kan være en udfordring med mange forskellige agendaer og derfor en uendelig møderække, hvoraf nogle måske ikke er officielle og modarbejder det, der faktisk er blevet besluttet.  

I disse tider er det dog blevet meget klart, at det er umuligt at bevare den samme mødesekvens, så mange steder er der blevet skåret ind til benet, i forhold til hvilke møder der er de vigtigste. Det er så der, beslutningerne bliver truffet og ikke andre steder. Det skaber fokus og fremdrift. 

Anbefalingen herfra er at afholde hurtige møder (15-25 minutter), hvor man sikrer, at alle er godt kørende, og finder ud af, om der er behov for koordinering, eller om nogen har brug for yderligere hjælp. Disse møder må gerne ligge på faste tidspunkter for at kunne danne en rytme og gøre det nemt at udnytte resten af jeres kalendertid. Andre møder skal have et specifikt formål med en opgave, der skal løses.  

  1. Husk fleksibiliteten ved hjemmearbejde 

Om noget har covid-19 fået alle til at teste hjemmearbejdspladsen. De fleste har nu set fordelen ved fleksibiliteten og erkendt, at man godt kan være effektiv hjemmefra, at det faktisk kan skabe ro og mere tid til koncentreret arbejde uden konstante forstyrrelser, når man møder folk ved kaffeautomaten og så videre.  

At kunne arbejde hjemmefra er ikke mindst en stor fordel for børnefamilier. Men det gælder også for mange andre, som kæmper i en hektisk hverdag med at få tingene til at hænge sammen. Jeg siger ikke, at man altid skal arbejde væk fra kontoret, men husk på den fleksibilitet, det kan give med hjemmearbejde. Nu har vi lært, at vi faktisk godt kan arbejde sammen på tværs via de digitale løsninger, der findes i dag. 

De forandringer, som gør en positiv forskel i lige netop jeres virksomhed, bør I prioritere og sikre, at I får fastholdt. Sørg også for at holde start-stop-fortsæt-møderne i en fast kadence. Det er vigtigt, at I i dialog med kollegaer både horisontalt og vertikalt finder ud af, hvordan jeres nye måde at operere på skal være.  

Ovenstående er måske hverken raketvidenskab eller banebrydende arbejdsformer, men det er alligevel forandringer, som har ladet vente på sig i mange virksomheder, til trods for at de kan skabe værdi for alle. Sørg for, at I får sikret del i denne værdi hos jer, både nu og fremover.

Kommentér dette blogindlæg herunder