Rådgivningsbranchen har i årevis råbt vagt i gevær over de ‘groteske’ udbudsrunder, som det offentlige orkestrerer. Kort ført sommerferien blev der fra politisk hold taget hul på problemet, da Statsrevisorerne i juni bad Rigsrevisionen om at kulegrave området – til stor glæde for konsulentbranchen.
For virksomhederne ender det nemlig ofte med at blive alt for dyrt og besværligt at deltage i offentlig udbudsrunder. Selv om reglerne er blevet opdateret i de senere år, og kategorien har fået sin helt egen myndighed i form af Moderniseringsstyrelsen, er det stadig bøvlet at deltage i mange af de statslige udbudsrunder, og i flere tilfælde kan det bedre betale sig helt at lade være.
”Vi har set mange eksempler på halvgroteske udbud, hvor formen og det, man beder om, slet ikke hænger sammen med værdien af opgaven,” udtaler Morten Tamstorf, der leder den nordiske konsulentforretning i konsulenthuset Mannaz.
Som storleverandør af ydelser såsom ledelsesudvikling og -rådgivning til det offentlige har Mannaz stor erfaring med at deltage i offentlige udbudsrunder. Ifølge Morten Tamstorf sker det ofte, at de konsulenthuse, der byder, bruger lige så mange penge på at udfylde udbudsmaterialet, som det offentlige bruger på at betale leverandørerne for ydelserne.
”Det seneste eksempel er et udbud til en værdi af 5 millioner kroner. Det bestod af 8 delaftaler, og til hver delaftale blev 3 virksomheder prækvalificeret. Jeg vil anslå, at vi hver brugte 120 timer på at besvare udbudsmaterialet, og ganger du det med en gennemsnitlig konsulentløn på 1.500 kr., så er de 5 millioner kroner jo brugt. Det er spild af ressourcer,” siger Morten Tamstorf og tilføjer:
”Jeg vil mene, at godt halvdelen af de udbud, vi møder, kunne tilrettelægges på en anden og bedre måde, så både bydere og indkøbere ville spare penge i forhold til nu.”
Færre byder på opgaver
Fakta: Kritik af offentlige udbud
Rådgiverne retter en bredside af kritik mod de offentlige udbud. Her er de største anker:
– Manglende proportionalitet. Hvis et udbud til 10 millioner kroner koster 200 arbejdstimer at besvare, skal et udbud til 1 million kroner ikke også koste 200 arbejdstimer. Kravene i udbudsmaterialet skal stå mål med omkostningerne og kontraktens værdi, og det er ikke altid tilfældet.
– For mange bydere: Det er dyrt for både rådgivere og det offentlige, hvis der er for mange bydere på en enkelt opgave. Det offentlige skal bruge ressourcer på at vurdere flere tilbud, og rådgiverne har mindre sandsynlighed for at vinde udbuddet.
– Bøvlet udbudsmateriale: Der er mange eksempler på udbud, som er upræcise eller har direkte modstridende formuleringer, og i andre tilfælde skal virksomhederne vurderes ud fra kriterier med unødvendige ekstrarunder, møder eller opgaver. Unødvendigt ekstraarbejder er dyrt for både rådgivere og det offentlige.
Konsulenternes brancheforening under Dansk Industri, DI Rådgiverne, har samlet en drejebog med en række eksempler på offentlige udbudsrunder, hvor pris og formkrav ikke hænger sammen. De samlede omkostninger ved at gennemføre de enkelte udbudsrunder – også kaldet transaktionsomkostninger – løber i flere tilfælde op i mere end kontraktens værdi, og i et enkelt tilfælde bruger leverandørerne tilsammen tre gange så mange penge på at byde, som det offentlige skal købe ydelser for.
Flere leverandører har derfor valgt at nedprioritere eller helt undlade at byde på de offentlige opgaver, lyder det fra DI
”Vi ved fra vores medlemmer, at mange simpelthen afholder sig fra at byde på offentlige opgaver, fordi transaktionsomkostningerne er for store i forhold til opgavernes værdi, og tendensen er stigende. Derfor er vi rigtig glade for, at Rigsrevisionen nu vil belyse problemet,” siger Henriette Søltoft, der er branchedirektør i DI Rådgiverne.
Statsrevisorerne kritiserer
Statsrevisorerne har også tidligere udtalt kritik af, at blandt andet udbudsreglerne ikke bliver efterlevet i det offentlige, og for nylig fik kritikken politisk medvind, da Statsrevisorerne før sommerferien bad Rigsrevisionen om at undersøge transaktionsomkostninger og vurdere, hvordan man kunne effektivisere området.
Også herfra lyder det, at de nuværende vilkår får flere konsulenthuse til helt droppe det offentlige som kunde – stik imod hensigten med blandt andet udbudsloven, som har til formål at sikre det offentlige bedre priser gennem effektiv konkurrence.
”I nogle tilfælde er omkostningerne så store, at man afholder sig fra forretninger med det offentlige, da de er tabsgivende, når omkostningerne ved tabte bud indregnes. Det medfører risiko for et forringet grundlag for offentlige indkøb,” skriver Statsrevisorerne i anmodningen til Rigsrevisorerne.
Gransker området
Statsrevisor Klaus Frandsen (R) fortæller om formålet med undersøgelsen, at det både drejer sig om, at reglerne skal overholdes, og at omkostningerne skal stå mål med værdien af opgaverne.
”Vi hører nogle ganske forfærdelige historier om budomkostninger på nogle af de konkrete ting, der foregår. Der verserer ganske forfærdelige historier om, at omkostningerne løber op i en meget signifikant procentdel af kontraktsummen,” siger Klaus Frandsen og fortsætter:
”Vores opgave er at synliggøre problemet, hvis der er et problem. Så kan vi forhåbentlig se et mønster på tværs af ministerier og opgavetyper, som kan danne grundlag for noget læring.”
Moderniseringsstyrelsen har blandt andet til opgave at indgå koordinerede rammeaftaler for hele staten, og her har man et ”stort fokus” på at minimere transaktionsomkostningerne, lyder det fra styrelsen. Det har ikke været muligt at få et interview med Moderniseringsstyrelsen, men i et skriftligt svar til InsideBusiness skriver vicedirektør Hanne Lund Christensen:
“Samtidig bestræber vi os på altid at have en god dialog med markedet, inden vi iværksætter et større udbud. Blandt andet for at afdække, hvad der i den konkrete branche giver omkostninger for tilbudsgiverne. I det hele taget har vi over en bred kam et stort fokus på at nedbringe ressourceforbruget i forbindelse med udbud.”
Sagen kort
Historier om spildte ressourcer og bizarre udbudsrunder har længe spøgt i rådgivningsbranchen. I dag afholder 8 af 10 rådgivningsvirksomheder sig ofte eller nogle gange fra at byde på offentlige udbud, fordi omkostningerne simpelthen er for høje i forhold til værdien af kontrakterne. Det viser en undersøgelse fra Dansk Industri.
Rådgivningsbranchen, anført af DI, har længe forsøgt at få problemet italesat, men hverken ny lovgivning eller Moderniseringsstyrelsen har for alvor løst problemet.
Nu går Rigsrevisionen ind i problemstillingen og har af Statsrevisorerne fået til opgave at granske området. Branchen håber på, at problemet langt om længe vil blive belyst.
LÆS OGSÅ:
Nu skal din revisor sladre om smarte skatteplaner
Revisionsgigant lurer på opkøb af førende advokathus
Revisorer i benhård kamp om de lukrative mandater
Deloitte stjæler rivals chefkøbmand