Sådan håndterer lederen bedst svære samtaler

Alle ledere ved det godt. De svære samtaler er vigtige. De skal holdes, når det er nødvendigt, og skal gennemføres på en værdig måde. Det bliver ikke bedre af at vente – tværtimod. I bedste fald bliver det en god og fremadskuende dialog, som fremmer fælles forståelse og bidrager til, at man får håndteret et problem, der ellers ville virke fastlåst eller uoverskueligt.

Men det er desværre langtfra tilfældet. Ofte venter lederen for længe på ’det gode tidspunkt’, venter måske på, at problemet går over af sig selv, frygter, at dialogen gør problemet værre – alle strategier er lige dårlige. Problemet har det med at blive større, og lederen ender med at fortryde, at han eller hun ikke tog det i opløbet.

Lene Flensborg har skrevet en fremragende lille bog, hvor der er masser af hjælp og inspiration at hente til den svære samtale. En brugsbog, som kan anbefales enhver leder at have liggende på kontoret.

Bogen er fuld af inspiration, praktiske eksempler og gode råd, som er lige til at bruge, og som er krydret med den bagvedliggende teori om, hvordan vi som mennesker erkender verden og påvirker den. En vigtig viden og et godt perspektiv til at gøre den svære samtale endnu bedre, til at få budskaberne mere klart igennem, dialogen til at være nærværende og præcis.

Hvis du som leder søger ideer til den svære samtale ved en advarselssamtale eller en afskedigelse, så går du forgæves. Det handler bogen ikke om. Disse særlige situationer er valgt fra.

Den vanskelige samtale handler i stedet om de situationer, hvor lederen og medarbejderen har et svært problem, der skal løses i form af en fælles forståelse og mulige løsninger. Det kan eksempelvis være manglende kvalitet i opgaveløsning, for lavt præstationsniveau eller adfærd, der skal ændres.

Den produktive dialog kræver omtanke

”Den enkelte har aldrig med et andet menneske at gøre, uden at han holder noget af dets liv i sin hånd” – citatet af den danske filosof og teolog K.E. Løgstrup står i forordet til bogen, og denne ydmyghed og respekt i forhold til andre mennesker gennemsyrer hele bogen.

Man mærker tydeligt, at Lene Flensborg har stor erfaring og respekt i forhold til at forstå og til at håndtere vanskelige samtaler med den værdighed, der er påkrævet. Den svære samtale kræver stor respekt, dyb omtanke, dyb forståelse af problemstillingen, vilje til at ’rutte’ med sig selv som person, vilje til at åbne op, vilje til at lytte og forstå, vilje og evne til at se den anden persons model af verden. Hvis dialogen skal være produktiv og ikke bare en samtale, der skal overstås, fordi den er ubehagelig, så kræver det særlig omtanke og god forberedelse.

Lene Flensborg øser gennem hele bogen af sin store erfaring og stiller masser af gode spørgsmål, som man med fordel kan tænke over før, under og efter samtalen.

Som mangeårig leder, der har holdt masser af svære samtaler, slugte jeg bogen med stor interesse og tænkte mange gange undervejs: Det er præcis sådan, det kan og skal gøres, for at en svær samtale bliver til en vigtig samtale, der peger fremad.

Bogen giver således også noget at tænke over for den erfarne leder, men er guld værd for den nye leder, der skal holde en svær samtale for første gang. Den giver nemlig masser af inspiration til, hvordan man som leder skaber bedre samtaler om det, der er svært – og dermed får en produktiv dialog om det, der er svært, og som der skal tales om.

Den svære samtale sætter gang i en udvikling og i en nødvendig dialog, hvis den håndteres godt.

Svære samtaler går tæt på

Men hvorfor er nogle samtaler så svære, når målet er en forbedring og at få sat gang i en bevægelse i retning af noget bedre? Som leder arbejder man jo hver dag med at løse problemer, finder motivation i at tage fat på problemer, finde løsninger og nå resultater. I bogen finder man gode svar på, hvad der holder ledere tilbage fra at invitere til en svær samtale.

Indhold i en svær samtale udfordrer ofte begge parter i samtalen i forhold til selvopfattelse, identitet og stolthed. Emnerne i svære samtaler går ofte tæt på. Det kan handle om attitude, værdier, samarbejde, kvalitet og kompetencer. Det kan såre, hvis man går for tæt på, får sagt det på den forkerte måde, det kan gøre problemet endnu større, det kan skabe mistillid mellem parterne.

Så der er meget stor risiko for, at den svære samtale mislykkes. Bogen giver masser af gode eksempler på, hvad man kan gøre, for at den situation ikke opstår.

Formålet er at skabe en forbedring

Lene Flensborg holder gennem hele bogen godt og grundig fast i, at målet med den svære samtale er en forbedring, at få sat gang i en bevægelse i en bedre retning. Derfor skal den holdes.

Bogens pædagogiske opbygning gør den lige til at gå til, og den kan nærmest bruges som en tjekliste til samtalen: Hvordan forbereder man sig grundigt? Hvordan afholdes samtalen, hvilke spørgsmål kan man anvende? Hvilke reaktioner kan man møde, og hvordan skal man håndtere dem? Både hos sig selv og hos den anden.

Og sidst men ikke mindst, hvordan følger man op på den svære samtale, så der ikke er noget, der ’hænger i luften’.

Tusind tak, Lene Flensborg, for at dele dine mange erfaringer. De kan anvendes både af nye og erfarne ledere. Den svære samtale kan altid have brug for ny inspiration – og det kan hentes i din bog.

Af Lilian Mogensen, professionelt bestyrelsesmedlem og rådgiver, tidl. koncerndirektør i ATP og Udbetaling Danmark.

LÆS OGSÅ

Oplev fænomenet Warren Buffet på dansk

Ny skarp bog giver opskriften på optimalt mentorskab

Kom tæt på en kunster med stort investeringspotentiale

Gør et kunstkup på kunstmesseweekend

Mestrer din organisation digital transformation?

Interessant festskrift om kontroversiel økonom

En kogebog til digitale kundestrategier

Ni løgne om arbejde og arbejdsliv

DF og Socialdemokratiet undsiger plan om at fjerne mediestøtten til en række medier. Opd.

Gyser fortsætter for mediehuse. Flere risikerer helt at miste mediestøtten

Erhvervsmedier ændrer forretningen. Kom tæt på Børsen, Finans og Berlingske